Exemple dossier d`étude de gestion stmg

Les séances de formation doivent être conduites par l`autorité/le coordonnateur des dossiers ou par les personnes responsables de l`élaboration du nouveau système de classement. Il est très utile lorsqu`un seul individu a besoin d`accéder à une série d`enregistrements spécifique. Les projets peuvent durer des mois ou des années, et il est facile de perdre la trace de quel morceau d`information est venu de quelle source. Construit autour de l` «enquête» (le contexte du projet), «étude» (une unité de recherche) et «dosage» (mesure analytique) à usage général format tabulaire, les outils ISA vous aide à fournir une description riche des métadonnées expérimentales (i. très souvent, le méthode la plus simple est la meilleure. Exemples de séries d`enregistrements communes: dossiers du Comité; Dossiers du personnel; Enregistrements de temps pour le personnel classifié et professionnel; Registres de paie pour les subventions/contrats; Enregistrements d`achat–interne; et les fichiers de planification. À ce moment, l`e-mail peut être soit imprimé et intégré dans le système de dépôt de papier ou peut être conservé dans le système de messagerie (client de messagerie). Si maintenu électroniquement, le courrier électronique doit être déplacé de la boîte de réception et envoyé boîte aux lettres dans les dossiers étiquetés correctement. Les registres qui ont atteint la fin de leur période de rétention et qui ne sont pas archivistiques peuvent être considérés comme obsolètes. La correspondance peut être déposée sous forme papier ou conservée électroniquement. Plusieurs fois les enregistrements avec la même rétention appartiendront à la même série d`enregistrements. Mettre de côté un peu de temps pour organiser vos e-mails permettra d`assurer l`information peut être trouvé rapidement et facilement, et est stocké en toute sécurité.

Les périodes de rétention des enregistrements fournissent des indices précieux pour trier les fichiers dans la série d`enregistrements appropriée. L`identification d`une série de dossiers appropriée est la deuxième et la plus importante étape dans l`élaboration d`un système de classement. Les matériaux sans période de rétention spécifique peuvent être détruits ou doivent être gérés séparément. Il y a toujours des enregistrements qui ne correspondent pas parfaitement à une série de disques. C`est une tâche très intensive du travail. Plus important encore, impliquer les autres dans le processus les rend plus aptes à utiliser le système une fois qu`il est mis en œuvre. L`identification des classifications primaires au sein de chaque bureau et le tri des fichiers identifiés sur l`inventaire dans ces classifications primaires constituent la première étape de l`élaboration d`un système de classement. Travailler avec les utilisateurs pour résoudre les incohérences et formuler des solutions implémentables. Tout comme chaque bureau est différent, de sorte que leurs classifications de fichiers primaires diffèrent.